Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement (m/w/d)

Starker Rücken für starkes Wachstum.

Wir sind eine führende Recruiting- und Digitalberatung für mittelständische Lebensmittelbetriebe mit Sitz in Bielefeld. Wir stärken den Mittelstand und das Lebensmittel-Handwerk (Bäckereien, Metzgereien etc.) in DACH durch digitales Headhunting, Social-Media-Recruiting, Prozessoptimierung und erstklassigen Service.

Als Kaufmann/Kauffrau im Büromanagement (m/w/d) sichern Sie den reibungslosen Ablauf unseres Tagesgeschäfts. Sie entlasten die Geschäftsführung, halten unsere Organisation in Takt und sorgen dafür, dass Projekte, Finanzen und Office-Abläufe präzise funktionieren.

Profitieren Sie als Kaufmann / Kauffrau im Büromanagement (m/w/d) von unseren Benefits:

• Strukturiertes Onboarding: Damit Sie schnell durchstarten, erhalten Sie eine umfassende Einarbeitung über unser E-Learning.

• Kontinuierliche Weiterentwicklung: Durch regelmäßige Coachings und Feedback-Sessions bauen Sie Ihre Fähigkeiten gezielt aus.

• Top-Versorgung im Büro: Sie genießen Barista-Qualität (Faema E61-Siebträgermaschine & moderner Vollautomat), hochwertige Tees sowie ein flexibles Lunch-System (Meyer Menü).

• Zukunftssicherheit: Als Marktführer im Recruiting für das Lebensmittelhandwerk bieten wir Ihnen langfristige Perspektiven in einem stabilen Umfeld.

• Design & Funktion: Ihr Arbeitsplatz in der Bielefelder Innenstadt ist hochwertig ausgestattet (Cassina, USM). Ab Oktober 2025 arbeiten Sie in unserem neuen Büro im „wilhelmEINS“ (https://www.wilhelm-eins.de/) mitten in der Innenstadt (Jahnplatz).

• Stabilität & Entwicklung: Bei entsprechender Leistung streben wir eine unbefristete Anstellung an – mit klaren Zielen und transparenten Prozessen.

• Gesundheit im Fokus: Sie erhalten einen Premium-Fitnessvertrag in einem Studio Ihrer Wahl sowie Zugang zu unserem Gesundheitsprogramm mit über 300 Leistungen (in Kooperation mit der AXA-Versicherung).

• Teamkultur & Wertschätzung: Sie arbeiten in einem leistungsorientierten, kollegialen Umfeld mit Fokus auf persönlichem Wachstum.

• Attraktive Vergütung: Individuelle Karrierepfade mit konkreten Zielen – ob als Spezialistin/Spezialist oder Führungskraft.

• Technik & Ergonomie: Höhenverstellbare Tische, Herman-Miller-Stühle und moderne Apple-Technik (MacBook, iMac etc.) gehören zur Grundausstattung.

Ihre spannenden Aufgaben als Kaufmann/Kauffrau im Büromanagement (m/w/d):

• Assistenz & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, leiten gezielt weiter, priorisieren E-Mails und informieren zuständige Kollegen über unser Kommunikations-Tool „Slack“.

• Empfang & Organisation: Sie empfangen Gäste, bereiten Meetingräume/TV vor und sichern reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

• Kalender & Reisen: Sie koordinieren Termine, buchen Hotels und organisieren Fahrten für unser Team und die Geschäftsleitung.

• Meetings & Protokolle: Sie planen interne/externe Termine, protokollieren und verfolgen To-dos nach.

• Dokumente & Angebote: Sie verfassen Angebote für Beratung, Marketing und Vertrieb.

• Recherche & Zuarbeit: Sie recherchieren Themen, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor und unterstützen den Vertrieb

• Erledigungen & Mobilität: Sie übernehmen Werkstattfahrten, Botengänge und organisieren das Team-Events.

• Büro & Onboarding: Sie bearbeiten die Post, verwalten das Inventar, sorgen für Ordnung und richten Arbeitsplätze ein.

• Beschaffung & Küche: Sie beschaffen Geschäftsausstattung, Büromaterial, Lebensmittel/Getränke, befüllen den Kühlschrank und überwachen Bestände.

• Finanzen (vorbereitend): Sie legen Neukunden in unserer Rechnungssoftware „Easybill“ an, erstellen Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge/OPOS, übermitteln monatlich an DATEV, ziehen SEPA ein, mahnen bei Bedarf, prüfen DATEV und stimmen sich mit der Steuerberatung ab.

• Qualität & Audits (TÜV ISO 9001): Sie bereiten interne Audits vor, arbeiten zu und begleiten die Umsetzung.

Ihre Rolle als Kaufmann/Kauffrau im Büromanagement (m/w/d):

Als Kaufmann/Kauffrau im Büromanagement (m/w/d) sind Sie die operative Drehscheibe unseres Unternehmens. Sie entlasten die Geschäftsführung, sichern reibungslose Abläufe und halten Termine, Reisen und Meetings strukturiert auf Kurs. Sie steuern die interne Kommunikation, bereiten Unterlagen und Angebote vor, organisieren Büro- und Beschaffungsprozesse und übernehmen die vorbereitende Buchhaltung (u. a. Easybill, OPOS, SEPA, DATEV). Mit Präzision, Diskretion und Serviceorientierung priorisieren Sie klug, dokumentieren verlässlich (z. B. Personio) und schaffen Verbindlichkeit – damit Teams fokussiert arbeiten und Projekte fristgerecht geliefert werden.

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung als Backoffice Manager/in, Bürokauffrau/Bürokaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Sekretärin/Sekretär oder in vergleichbarer Position – idealerweise in Dienstleistungsunternehmen, Agenturen oder Personalberatungen.

• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Disziplin, Ehrgeiz und exzellentes Zeit- und Selbstmanagement.

• Kenntnisse im Umgang mit macOS (Pages, Numbers) und/oder Microsoft Office (Word, Excel) und/oder Google Docs/Sheets.

• Routine mit modernen Office- und Kommunikationstools (z. B. Slack, Videokonferenzen).

• Sorgfältige, strukturierte, verlässliche Arbeitsweise und hohes Verantwortungsbewusstsein.

• Führerschein Klasse B für Fahrten im Tagesgeschäft.

Rahmenbedingungen:

1. Arbeitsort: Bielefeld

2. Anstellung: Vollzeit

3. Start: ab sofort

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