Für unser Team in Stuttgart suchen wir ab sofort:

OFFICE MANAGER (all genders) in Stuttgart

HEY

Als Office Manager:in bei GPJ übernimmst du die Verantwortung für sämtliche administrativen Abläufe im Büro. Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag, eine professionelle Atmosphäre und bist die zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner. In dieser Rolle überzeugst du durch Struktur, Eigeninitiative und Organisationstalent in einem dynamischen Agenturumfeld.

WHO WE ARE

“Make no small plans” - Wir verstehen Qualität als unser Erbe. Das prägt die Unternehmens- und Führungskultur. Wir spornen uns gegenseitig an. Wir sind Impulsgebende, wir sind Umsetzungstalente. Wir glauben an die Veränderungskraft unseres Handelns – getragen von einem vielfältigen Team. Nur gemeinsam schaffen wir ein Ganzes, das größer ist als die Summe seiner Teile. Vertrauen prägt die Beziehungen innerhalb unseres Teams, unseres Netzwerks und zu unserem Klientel.

WHAT WE OFFER

Internationale Projekte im globalen Netzwerk | Flexibles und hybrides Arbeiten | Vielseitige Möglichkeiten zur Fortbildung | Betriebliche Gesundheitsvorsorge | Starkes Bewusstsein für die mentale Gesundheit unserer Mitarbeitenden | Betriebsrat & ERGs | Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen | Eine gelebte diverse Kultur | Ein kreatives Arbeitsumfeld | Vergünstigte Angebote für Deine privaten Reisen | Exzellenter Kaffee.

ABOUT YOU

• Abgeschlossene kaufmännische oder Hotelfach/Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Hotel oder in der Administration
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz
• Zuverlässige, präzise und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse runden dein Profil ab
• Sicherer Umgang mit Google Suite/MS Office; Kenntnisse in M-Files oder Deltek ERP von Vorteil
• Professionelles und serviceorientiertes Auftreten

YOUR MISSION WITH US

• Betreuung des Empfangs und erste Ansprechperson für Gäste und Anrufe
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie administrativer Korrespondenz
• Führung der Handkasse und Unterstützung der Rechnungsbearbeitung
• Verwaltung von Bürobedarf, Verbrauchsmaterialien und Getränkebestellungen
• Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Gebäudemanagement)
• Organisation interner Events wie das monatliche Agentur-Frühstück
• Unterstützung beim Onboarding, A1-Anträgen und Facility-Themen im Alltag

READY FOR A NEW CHALLENGE?

Bewirb dich unter Angabe der Referenznummer YF-29912 über unser Bewerberportal!
Deine Fragen beantworten wir gerne auch persönlich: Katrin Pranjic +49 711 4401 259

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